HYPROFIR an der RWTH Aachen

Leitfaden zur Erfassung manueller Aufwände von Prozessen

Strukturierte Anleitung zur Modellierung und Bewertung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Projekts HYPRO

Das Forschungsprojekt HYPRO: Weichenstellung für die Hyperautomation

Das Forschungsvorhaben zielt darauf ab, Unternehmen bei der systematischen und technologiegestützten Entscheidungsfindung zur Gestaltung einer softwarebasierten Automatisierungslandschaft zu unterstützen. Dabei werden organisatorische, prozessuale und menschliche Aspekte gleichermaßen berücksichtigt. Im zu entwickelnden Vorgehen sollen sowohl geeignete Prozesse für bestehende Technologien als auch passende Technologien für bestehende Prozesse identifiziert werden, um die Automatisierung entlang des Auftragsabwicklungsprozesses optimal zu fördern.

Der vorliegende Leitfaden bildet das Fundament für eine einheitliche Prozesserfassung: Er verbindet etablierte Modellierungsstandards (BPMN 2.0) mit einer differenzierten Bewertungssystematik der digitalen Prozessreife und schafft so eine objektive Grundlage für strategische Automatisierungsentscheidungen.

Was ist BPMN 2.0?
Notation zur standardisierten Prozessmodellierung

Die Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) ist ein international anerkannter Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Sie fungiert als Brücke zwischen Organisationsebenen – von der Fachabteilung bis zur IT – und ermöglicht eine gemeinsame, missverständnisfreie Sprache.

Durch klar definierte Symbole reduziert BPMN 2.0 die Komplexität auch umfangreicher Abläufe und erleichtert die Identifikation von Automatisierungspotenzialen, indem manuelle und automatisierte Prozessanteile visuell unterscheidbar werden.

BPMN 2.0 Symbole
Die wichtigsten Elemente im Überblick

Startereignis

Markiert den Beginn eines Prozesses.

Endereignis

Markiert das Ende eines Prozesses.

Aktivität

Eine auszuführende Aufgabe im Prozess.

Weiterführender Prozess

Eine zusammengefasste Gruppe von Aktivitäten.

Warten bis Ereignis eintritt

Ereignis, das während des Prozesses eintritt.

Swimlane

Verantwortungsbereich innerhalb eines Pools.

Pool

Repräsentiert eine Organisation oder Einheit.

UND-Gateway

Parallele Ausführung aller ausgehenden Pfade.

ODER-Gateway

Verzweigung basierend auf Bedingungen.

Regeln zur BPMN-Modellierung
Verbindliche Konventionen für eine konsistente Erfassung
  • Jeder Prozess besitzt einen definierten Start- und mindestens einen Endpunkt.
  • UND-Gateways führen alle ausgehenden Pfade parallel aus; ODER-Gateways nur bedingungsabhängige Pfade.
  • Pfade dürfen niemals ins Nichts führen – jede Sequenz endet in einem Ereignis oder Gateway.
  • Teilprozesse fassen zusammenhängende Aktivitäten zusammen und erhöhen die Übersichtlichkeit.
  • Aktivitäten sind eindeutig benannt nach dem Muster "Objekt + Verb im Infinitiv" (z. B. "Rechnung prüfen").
  • Jede Swimlane repräsentiert genau eine Rolle oder ein System mit klarer Verantwortlichkeit.

Bewertung des manuellen Aufwands des Prozesses

Die digitale Prozessreife beschreibt, in welchem Umfang einzelne Prozessbausteine bereits technologisch unterstützt werden. Für jedes BPMN-Element wird ein Stufenmodell angewendet, das die Bewertung des manuellen Aufwands differenziert abbildet – von rein manueller Ausführung bis zur vollständigen Autonomie.

Aktivität
Bewertung des manuellen Aufwandes einer einzelnen Tätigkeit.
  1. 0

    Manuell

    Vollständig manuelle Bearbeitung ohne IT-Unterstützung.

  2. 1

    Manuell mit systemischer Unterstützung

    Manuelle Bearbeitung mit systemischer Unterstützung.

  3. 2

    Systemische Ausführung mit manuellem Anstoß/Bestätigung

    System führt aus, Anstoß oder Bestätigung durch Nutzer erforderlich.

  4. 3

    Systemische Ausführung von Standardfällen, Ausnahmen bei Sonderfällen

    Standardfälle automatisiert, Sonderfälle manuell.

  5. 4

    Komplett automatisierte Ausführung

    Vollständig autonome Ausführung ohne Eingriff.

Kommunikationsweg
Bewertung der Informationsübertragung zwischen Aktivitäten.
  1. 0

    Manuell

    Übergabe per Papier, E-Mail oder mündlich.

  2. 1

    Manueller Anstoß

    Digitale Übertragung, manuell ausgelöst.

  3. 2

    Automatisierter Übertrag

    Systeme tauschen Daten ohne Nutzereingriff aus.

Gateway
Bewertung der Entscheidungslogik im Prozess.
  1. 0

    Entscheidung wird manuell getroffen

    Entscheidung ausschließlich durch Personen.

  2. 1

    System gibt Entscheidungsgrundlage, Nutzer bestätigt

    Systeme liefern Daten, Nutzer bestätigt Entscheidung.

  3. 2

    Automatisierte Entscheidung

    Entscheidung regelbasiert durch das System.

Ereignis
Bewertung der Erkennung und Verarbeitung von Ereignissen.
  1. 0

    Manuelles Ereignis

    Ereignis wird durch Personen erkannt und gemeldet.

  2. 1

    Ereignis mit systemischer Unterstützung

    System unterstützt bei Erkennung oder Benachrichtigung.

  3. 2

    Automatisiertes Ereignis

    Vollständig automatische Ereigniserkennung und -verarbeitung.

Erklärung des Ablaufs

1. Prozessaufnahme: Manuell mittels BPMN 2.0

Erfassen Sie zunächst alle relevanten Prozesselemente Ihres Geschäftsprozesses und dokumentieren Sie sie in einem BPMN-Diagramm bspw. mit der Modellierungssoftware des Center Integrated Business Applications: https://itsl.center-iba.com

2. Prozesserfassung: Bewertung des manuellen Aufwandes

Ordnen Sie jedes erfasste Element einer Bewertung des manuellen Aufwandes zu, um den aktuellen Reifegrad Ihrer Prozesse transparent zu machen.

3. Beantwortung der Zusatzfragen

Beantworten Sie die ergänzenden Fragen, um das Automatisierungspotenzial Ihres Prozesses systematisch einzuschätzen.

4. Analyse & Ergebnisse

Auf Basis der Kategorisierungen wird automatisch eine Auswertung generiert, die den aktuellen manuellen Aufwand ihres Prozesses berechnet. Zudem erhalten Sie durch die Auswertung der Zusatzfragen einen Einblick in das Automatisierungspotenzial Ihres Prozesses.

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